-
осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Учреждения;
- принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, регистрировать ее, передавать в соответствии с принятым решением в отделы, отделения или конкретным исполнителям для исполнения или использования в служебной деятельности;
- вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
- принимать, регистрировать документы и личные заявления на подпись директора Учреждения;
- подготавливать проекты приказов по основной деятельности Учреждения, регистрировать и осуществлять хранение;
- оформлять пропуска для работников Учреждения, вести их учет;
- подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора;
-осуществлять документооборот посредством электронных систем;
- по поручению директора, начальника организационно-юридического отдела составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
- выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
- осуществлять контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора Учреждения, взятых на контроль;
- обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
- организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;
- осуществлять организацию работы и ведение архивного делопроизводства;
- принимать и регистрировать поступившие на хранение от подразделений документы, законченные делопроизводством;
- участвовать в разработке номенклатуры дел, проверять правильность их формирования и оформления при передаче в архив Учреждения;
- участвовать в работе по экспертизе ценности архивных документов;
- обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации;
- выполнять другие поручения директора Учреждения и непосредственного руководителя начальника организационно-юридического отдела;
Требования:
- Высшее образование,опыт практической работы – не менее двух лет .
-
Секретарь руководителя должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие материалы и документы по ведению делопроизводства в Учреждении, требования к документообороту;
-современные стандартные требования к документированию;
-основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
-порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
-основы кадрового делопроизводства;
-основы архивного делопроизводства;
-основы организации труда;
-правила эксплуатации оргтехники;
Секретарь руководителя должен уметь:
- работать с системой электронного документооборота;
- составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела
-обеспечивать организацию работы по архивному делопроизводству в учреждении.
Задайте вопрос работодателю
Вакансия опубликована 21 февраля 2025 в Новосибирске