Секретарь руководителя

В Государственном бюджетном учреждении Новосибирской области «Государственная вневедомственная экспертиза Новосибирской области» имеется вакансия секретаря руководителя учреждения

Обязанности:

• работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;
• обеспечение взаимодействия с работниками и доведение до должностных лиц информации по поручениям руководителя посредством голосовых сообщений, телефонной связи и электронной почты;
• обеспечение взаимодействия руководителя с должностными лицами, организациями и учреждениями по действующим каналам связи в соответствии с установленными регламентами;
• организация рабочего дня руководителя, составление плана мероприятий, конференций, переговоров, встреч, прием посетителей, в соответствии с графиком работы, сформированным по часам;
• обеспечение подготовки и организации деловых переговоров;
• обеспечение подготовки заседаний и совещаний, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
• контроль за исполнением устных распоряжений и приказов руководства, а также контроль исполнения указаний, распоряжений, ответов, отчетов со сроками исполнения;
• регистрация входящих и исходящих документов и передача поступающей на рассмотрение руководства корреспонденции по служебной переписке на резолюцию;
• регистрация внутренних документов, ведение номенклатурных дел;
• приемка от должностных лиц Учреждения писем, служебных записок, поручений, протоколов, приказов, распоряжений и прочих организационно-распорядительных документов;
• регистрация ответов на поручения руководителя и его заместителей;
• контроль оформления документов (исходящая корреспонденция, проекты приказов, распоряжений, служебных писем, служебных и докладных записок от должностных лиц), в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Требования:

• высшее образование;
• стаж работы не менее 3х лет в сфере ведения делопроизводства и документооборота;
• знание положения Единой государственной системы делопроизводства и стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• знание действующего федеральное законодательства и нормативных документов РФ в сфере делопроизводства и архивного дела;
• опыт работы в системах: 1С:Документооборот, МЭДО/СЭД;
• активность, способность работать в условиях многозадачности;
• ПК - уверенный пользователь.

Условия:

• Оформление строго в соответствии с ТК РФ.
• Учреждение придерживается принципов качества и надежности, что позволяет стабильно развиваться и внедрять новейшие технологии в работе и управлении персоналом.
• Официальная заработная плата (два раза в месяц).
• Возможности повышения квалификации за счет учреждения и участия в разнообразных и интересных проектах.
• Профессиональный, слаженный коллектив, комфортный микроклимат, помощь по всем рабочим вопросам (наставничество).
• График работы: пятидневка, пн. - чт. с 09:00 до 18:00, пт. с 09:00 до 17:00.
• Лаунж-зоны для своевременной перезагрузки.
• Испытательный срок 3 месяца.